در بخش اول این نوشته مروری کلی بر مسئله، مسائل مرتبط و هدف از مطرح کردن آن بیان شد. در این بخش، به طور کامل به خود ایده و طرح می پردازم و از زوایای مختلف، آن را شرح می دهم و امیدوارم باشند کسانی که آن را بسط و توسعه داده و اگر اجرایی بود، بدان بپردازند. من هم اکنون کارمند موسسه اعتباری ثامن هستم و این ایده ها را با هدف بکارگیری در موسسه و افزایش کارایی و بهره وری می نویسم. شما می توانید این نوشته را با عنوان «گنجی به نام پرونده های تسهیلاتی بایگانی شده» پیگیری و بخشهای مختلف آن را مطالعه بفرمایید.
نکته: یک زمانی من کارمند موسسه اعتباری ثامن و سپس بانک انصار بودم که بعدها بدلیل تمرکز روی معلمی و آموزش استعفا دادم و از مجموعه خارج شدم. این مطالبی که نوشتم به خاطر عمری است که روزگاری درموسسه مالی و اعتباری و بعدها بانک انصار گذاشته‌ام. روزگاری که استراتژی محتوا و تولید محتوای دیجیتال مد نبود، به شکل شخصی و در منزل برای موسسه تولید می‌شد.
.
ما به چه چیزی رو به رو هستیم؟
فکر میکنم مناسب باشد که عکسی که در بخش اول بکار بردم در اینجا هم درج کنم:
جمله کوتاه و ساده ای هم در آنجا نوشته بودم که اینجا دوباره می آورم:
این پرونده ها، در واقع سوابق اسناد مالی و حقوقی هستند که اهمیت دارند و برای روز مبادا نگهداشت می شوند و پس از مدت زمانی تعیین شده، امحا خواهند شد.
اگر بخواهیم به سوال ابتدایی این نوشته پاسخ بدهیم، علاوه بر جمله بالا، باید بگویم که ما با انباری از داده های ناب رو به نابودی روبه رو هستیم. انباری از اطلاعات که می توانند به نگرش نوین و برتر ما در کار بانکـداری کمک شایانی داشته باشند.
من در ادامه برای تعاریف و بسیاری از اشاره هایی که خواهم داشت، از سندِ محتوای دیجیتال که فایل آن را به تازگی منتشر کرده ام استفاده خواهم کرد.
پـرونده های بایگانی کاغـذی مگر چه ایرادی دارند؟
مهمترین دلیلی که مرا وادار به بحث در این انباره می کند، امکان نابودی و دنیای اطلاعات بالااستفاده ای هست که در اختیار داریم. کاغذ به هر صورت آرام آرام نابود می شود یا برای ما دیگر ارزشی ندارد و ما آنها را امحا خواهیم کرد. از سویی دیگر، از این اسناد که سرشار از داده های ناب هستند، هیچ استفاده ای نمیکنیم. در صورتی که میتوانیم با پردازش اطلاعات آنها، به محتوایی ناب و مدیریتی دست پیدا کنیم
کاوش ساده در این انبوه اطلاعات (در ساده ترین شکل آن یعنی پیدا کردن یک سند مربوط به وام آقای احمدی در سال ۱۳۹۰) دشوار و حتی بسیار دشوار و زمان بر است
شکل پیچـیده کاوش و جستجو در آن غــیرممکن. (برای مثال: تعداد ضامنین پزشک در پرونده های تسهیلاتی ۲۰ تا ۵۰ میلیون طی سالهای ۱۳۹۰ الی ۱۳۹۲)
درخواست استنتاج و داده کاوی هم در کلا در اسناد کاغذی منتفی است و عملا قادر به انجام آن نیستیم. در واقع ما منبع درست و دقیقی برای سنجش عملکرد نداریم و در نتیجه بینشی برای فهم ِ دقیق ِ گذشته ی کاری و بکاربستن آن در آینده کاری خود به دست نمی آوریم.
در کنار این موارد می توانیم اشاره به این موضوعات هم داشته باشیم که:
- هزینه های نگهداشت پرونده های انبوه تسهیلاتی برای بانک ها و موسسات مالی و اعتباری گران قیمت است،
- امکان به اشتراک گذاری موارد دلخواه در آن ها وجود نـدارد
- ایمنی پایین انبارهای انبوه ازکاغـذ میتواند یک هـشدار جدی باشد (هرچند سیستم های اطفاء حریق رشد بسیاری کرده اند)
- عدم دسترسی به موقع به پرونده ها در هنگام لازم (مثلا درخواست مراجع ذی صلاح مثل قضات دادگستری)
- و بسیاری موارد دیگر
در کنار همه دلایلی که در بالا ذکر شد و میتواند بسیار هم ذکر شود، من دلیلی را مهم تر از ناتوانی در تحلیل عملکرد و عدم امکان تحقیق و استنتاج از داده های موجود را به عنوان اصلی ترین دلیل برای بیان این پیشنهاد میدانم.
.
ما چه گنجی در اختیار داریم؟ جنس آن چیست؟
یکی از مفاهیم پایه ای در دانش کامپیوتر، داده (Data) و اطلاعات (information) است. در واقع داده، اطلاعات خام ِ پردازش نـشده ای هستند که کارکردهای زیادی نـدارند. اطلاعات را هم میتوانیم به تبعِ این تعریف، داده های پردازش شده هدفمندی دانست که شکل کاملِ دیجیتالی دارند. اما محتوا فـراتر از این هاست. که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.
خب ما انبوهی از انبارهای انباشه از کاغـذ داریم که پرونده های تسهیلاتی سالهای گذشته بانک هاست. برای مثال، موسسه مالی اعتباری ثامن، هم اکنون با وجود ۶۰۰ شعبه و بیست سال فعالیت خود، به چه میزان پرونده بایگانی شده می تواند داشته باشد؟ چه تعداد امحا و نابوده شده اند؟ و آیا راهی برای پردازش آنها وجود دارد؟
قبل ازآن اجازه بدهید از این منبع، کمی پیرامون داده، اطلاعات و محتوا مطالبی را ذکر کنم.
انبارهای بایگانی پرونده های تسهیلاتی شعب ِ بانک ها و موسسات مالی، داده هایی خام ِ غیرالکترونیک هستند. به جمله زیر دقت کنید: (+)
چگونه می توان از فناوری های داده برای مدیریت و تحویل محتوایی که به هیچ وجه مانند داده نیست استفاده کرد؟ این چالش آسان نیست. اگر اشتباه کنید و با اطلاعات خود مانند داده رفتار کنید اطلاعات بی روح و درک آنها برای شما مشکل می شود. اگر اطلاعات بسیار زیاد مملو از متن و گوناگون باشد نمی توان از کامپیوتر برای مدیریت محتوای خودکار آن استفاده کرد.
فکر میکنم آرام آرام به نحـوه بهـره بهرداری از گنجینه بایگانی پرونده ها نزدیک شده ام. به تعریف دیگر از اطلاعات توجه بفرمایید: (+)
محتوا اطلاعاتی است که به کار بسته می شود.اطلاعات معانی گوناگونی دارد. همه شکلهای رایج ارتباطات ثبت و ضبط شده را می توان اطلاعات نامید. انواع متن، مانند مقاله، کتاب و اخبار؛ انواع صدا مانند موسیقی، مکالمات و خواندن، انواع تصویر مانند عکس؛ انواع فایلهای حرکتی مانند ویدئو و انیمیشن؛ و انواع فایلهای کامپیوتری برخی از انواع این شکلهای رایج هستند
هنگامی که اطلاعات خام شکلی قابل استفاده پیدا کند و یک یا چند هدف برای آن در نظر گرفته شود به محتوا تبدیل می شود. ارزش محتوا بر مبنای آمیزهای از شکل قابل استفاده اصلی و کاربست موجود بودن به کارگیری، سودمندی، شناسایی علامت تجاری، و بی مانندی آن است.
اطلاعات گذارِ محتوا نامیده نمیشوند. اطلاعات زمانی به محتوا تبدیل می شوند که شخصی آن را بگیرد و سعی در به کارگیری آن داشته باشد. با تمرکز دوباره از ماهیت اطلاعات به کاربرد عملی آن، دنیایی از امکانات برای اعمال دورنمای داده به اطلاعات به روی ما گشوده میشود. هسته اصلی دورنمای داده این است که اگر چه نمیتوانید اطلاعات را به عنوان داده به حساب آورید میتوانند استفاده از اطلاعات را داده به حساب آورید. هنگام استفاده از اطلاعات آن را در قالب آسانکنندهای که آن را فراداده مینامیم قالببندی میکنیم تا بتوانیم از کامپیوتر برای مدیریت آن بهرهمند شویم.
در ادامه تعریف های کامل تری از داده و اطلاعات و محتوا را در پیش رو داریم: (+)
محتوا اطلاعاتی است که با داده به آن برچسب زده می شود و در نتیجه کامپیوتر می تواند جمع آوری، مدیریت و نشر آن را سازماندهی کند. اگر در طول فرایند از روشهای مربوط به مدیریت داده بدون از بین بردن اهمیت و مفهوم اطلاعات استفاده شود. نظام مدیریت محتوا نظام موفقی خواهد بود. مدیریت محتوا به طور کلی استفاده از فناوریهای داده موجود برای گردآوری و تحویل محتواست. هدف مدیریت محتوا تبدیل همه دادهها به محتوا نیست. هدف نظارت بر ایجاد و مدیریت اطلاعات غنی و از لحاظ ویرایشی کامل، و نیز مدیریت تلفیق این اطلاعات با نظامهای موجود دادهای است. این نظام باید بتواند در تمام شرایط مسئولیت ایجاد ویرایش نهایی را به عهده بگیرد
.
این متن بسیار طولانی شد. اما در پایان باید اینگونه بگویم که می خواهم با یک دسته بندی ساده از انبارهای بایگانی، هدفی که در پیش رو وجود دارد را بیان کنم. پس از این پس:
داده در نظر ما، پرونده های تسهیلاتی کاغذی بایگانی شده است
اطلاعات در نظر ما، دیجیتالی شدن درونمایه پرونده های تسهیلاتی انبار شده است
و محتوا، شاهکاری است که می خواهیم از این دیجیتال سازی داده ها بدست آوریم.
.
ادامه، نوشته های بعدی
.
همه مطالب مرتبط با این مطلب در آدرس «گنجی به نام پرونده های تسهیلاتی بایگانی شده» قابل دسترس هستند. همچنین در دسته بندی نگاه کارمندی نیز می توانید سایر نوشته ها مرا در قبال موسسه اعتباری ثامن مطالعه نمایید.
.
آموزش سازمانی و شرکتی
این متن توسط سجاد سلیمانی ( مربی و مدرس مدیریت زمان )نوشته شده است. اگر می‌خواهید از مجموعه‌ی آموزش‌های سازمانی و تیمی من مطلع شوید، می‌توانید روی لینک زیر کلیک کنید:
آموزش تیم کاری – سازمان ها و شرکت ها
.
